Administração do tempo.

Definição:
É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

O Gerente de Informática e o seu tempo:
Um dos maiores problemas, para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.
Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo , ao invés de ser por ele dominado.
Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do tempo:
Ø Quantificar como ele é utilizado atualmente;
Ø Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;
Ø Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

O gerente pode tentar classificar as atividades que dominam o seu dia, como:
Ø Documentação – para leitura / assinatura;
Ø Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;
Ø Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas;
Ø Telefonemas – recebidos e emitidos.

A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.

Alguns pontos de estrangulamento detectados:

Ø Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;
Ø Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;
Ø Agende e divulgue as reuniões;
Ø Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”.

É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.
O que fazer com o tempo ganho?
Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :

Ø Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
Ø Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;
Ø Redescubra-se como gerente e como pessoa;
Ø Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
Ø Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
Ø Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;
Ø Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.
Até agora vimos todas as características para que um gerente de informática administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de gerente de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.
Benefícios obtidos com uma melhor administração do tempo:

Ø Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
Ø Permite aproveitar mais a vida;
Ø Possibilita maior domínio e controle do trabalho;
Ø Evita pressão interna e pressões externas;
Ø Segurança e objetividade do trabalho;
Ø Aumenta a produtividade;
Ø Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
Ø Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.
A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.
Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:

Ø Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?
Ø Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo ?
Ø Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas ?
Ø As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas ?
Ø Estamos realizando tarefas desnecessárias ?
Ø Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las ?

Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.
Desperdiçadores do tempo:

Ø Não definição / Classificação das metas;
Ø Não fazer plano diário;
Ø Prioridades não claras/ falta prioritização ;
Ø Alteração constantes de ordens e de prioridades;
Ø Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
Ø Não se prevenir contra problemas rotineiros;
Ø Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;
Ø Sobrecarga de trabalho;
Ø Atrasos;
Ø Barulho;
Ø Desorganização pessoal;
Ø Arquivos desorganizados;
Ø Responsabilidade e autoridades confusas;
Ø Não se ajustar a mudanças;
Ø Treinamento deficiente;
Ø Excesso de controle e Reuniões improdutivas;
Ø Fazer eu próprio / não delegar;
Ø Não saber dizer não ;
Ø Excesso de material para ler;
Ø Excesso de comunicação;
Ø Falta de comunicação;
Ø Inexistência de padrões / critérios;
Ø Falta de diretrizes;
Ø Não adaptação / resistências à mudanças.

Conclusão:
O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.

Referência Bibliográfica:

Henrique da silveira Neto, Fernando – O profissional da informática – Xerox livro fornecida pelo professor.